保育者が事務作業に追われて凹みそうな時の対処法

今日は、指導案作成や連絡帳記入などの事務作業に追われてしまった時のウェルビーイングを向上させる対処法について、お話ししたいと思います。

保育士や幼稚園教諭は、子どもたちの健全な育成を支えるだけでなく、さまざまな書類作成にも時間を費やしています。

保育年間計画や指導案、連絡帳、お便りなど、書類の種類は多岐にわたります。

これらの書類作成は手作業で行うものも多く、先生方の業務負担の原因にもなっています。

「事務作業なんて無くなってしまえばいいのに・・・。」と僕も何度も思ったことがあります。

苦手意識すら抱いていました（涙）

事務作業に追われて精神的にも体力的にも参ってしまう先生も多いのではないでしょうか。

実際に、保育者が書類作成に費やす時間は平均で1日約2時間という調査結果があります。

この時間は保育時間に含まれていないケースも多く、残業や休日に持ち帰り作業として行われている場合もあるのが現実です。

また、書類作成によって保育時間が削られたり、子どもたちとの関わりが減ったりすることを悩んでいる保育者も多くいます。

では、どのようにすればそれらの悩みが解消できるのでしょうか。

早速、その対処法をご紹介したいと思います。

やること①「事務作業を効率化する」

毎日をウェルビーイングに過ごすには、「ゆとり」が必要です。

業務量が多く、「ゆとり」が無くなっってしますことで、イラつきも生まれてしまします。

事務作業にかかる時間を減らすためには、徹底した効率化することが大切です。

効率化によって「ゆとり」の時間を生み出していきましょう。

効率化でおすすめな方法は、以下の方法があります。

事務作業に必要な書類や資料を整理し、分類して保管する。
いわゆる「ファイリング」です。いざ仕事に取り掛かろうとしたときに、「あれがない、これがない」と探し物からスタートすると、時間もやる気も失っていってしまいます。ファイリングスキルがあれば必要なときにすぐに見つけられるようになり、効率的です。
事務作業にかかる時間を把握し、優先順位をつけて計画的に行う。
「スケジューリング」です。ポイントはいつまでに始めるかという「スタートの締め切り」を設定すること！これにより、締め切りや重要度に応じて効率的に作業できます。
事務作業を行う際には、集中できる環境を整える。
電話やメールなどの邪魔が入らないようにすると、作業の質や速度が向上します。スマホも要注意！ついつい時間を取られて、ダラダラ仕事にならないようにしましょう！
事務作業に関する知識やスキルを向上させる。
例えば、パソコンやソフトウェアの使い方を学んだり、書類の書き方やフォーマットを覚えたりすると、作業がスムーズになります。
ICTが導入されることによって、スムーズになる反面、使い方を覚えるまでがかなり負担に感じる方も多いと思います。
「こんなんこと覚えるなら、手書きのほうが早い」という場合もあるかもしれませんが、無理のない範囲で少しづつでもICT導入して効率化していくようにしていきましょう。

また、事務作業を一気にやろうとすると、疲れやストレスが溜まりやすくなりますので、できるだけ少しずつ、コツコツとやって、負担を均等に分けるようにしていきましょう。

やること②「事務作業を楽しくする」

事務作業は退屈で面倒だと感じることも多いかもしれませんが、楽しくする工夫をすることで、モチベーションを上げることが期待できます。

どうせやるなら「つまらないな」と思うより、「楽しい」と思うほうが創造性が向上し、効率も良くなります。

ゲーム化する。
これは極端な方法かもしれませんが、例えば、時間や正確さなどの指標を設定して、自分自身や同僚と競争したりするなどの「ゲーム化」にすることで、「よーし！がんばろう！」と、モチベーションを高めることができます。
気付いたら、事務作業が終っていた、という状況が作れたら最高ですよね！
ゲーム化することで、ネガティブな感情から意識をずらすことに繋がります。
音楽やポッドキャストを聴く。
好きな音楽や興味のある話題のポッドキャストを聴くことで、気分を明るくし、集中力を高めることができます。
これは２パターンあって、聴きながら作業するための音楽と、休憩中に聞く音楽を分けるようにした方がいいです。
集中力を必要とする事務作業の場合は、音楽の方に意識が向いてしまうと、集中が途切れてしまってはいけませんので、適した選曲をしましょう。
ポッドキャストは集中力を必要としない「ながら作業」に適しています。ラジオを聴く感覚で、好みのチャンネルを聴きながら、楽しく事務作業をしていきましょう。
休憩を取る。
一気に事務作業を終わらせようとせずに、適度に休憩を取り、疲労やストレスを軽減しましょう。
休憩中は、水分補給やストレッチなどの軽い運動をすると良いでしょう。
僕は「コーヒー」が好きなので、365日コーヒーを飲んでいます。休憩中にドリップを淹れるのが気分転換になっています。
ストレッチもYouTubeなどでコンパクトにまとめた配信もあるので、活用すると短い時間でスッキリ気分転換になります。

以上は一部の例ですが、皆さんに合った方法で工夫してみると、保育者の事務作業が少しでも楽しくなるかもしれません。
事務作業は保育者の大切な仕事の一つですから、自分なりの工夫で快適に行いましょう。

やること③「事務作業以外の活動を充実させる」

保育者の仕事は子どもたちと一緒に過ごす楽しさと同時に、体力や精神力を要する大変な仕事です。
そのため、休日や休憩時間は自分の身体と心をケアする大切な時間となります。
では、どのように休日や休憩時間を過ごすと充実感が得られるのでしょうか？
ここでは、保育士の休日や休憩時間の活動を充実させる方法をいくつか紹介します。

家でゆっくりする
平日は早起きして忙しい一日を過ごす保育者にとって、休日は家でゆっくりすることが一番の癒しになるかもしれません。好きな映画やドラマを見たり、読書や趣味に没頭したり、思いっきり寝たりして、自分のペースで過ごしましょう。また、お風呂に入ってリラックスしたり、美容や健康のためにお手入れをしたりするのもおすすめです。
外出して気分転換する
休日は家で過ごすだけではなく、外出して気分転換するのも良いでしょう。
買い物やカフェ、映画館など好きな場所に行って楽しみましょう。
また、友人や家族と一緒に出かけると、会話や笑顔でストレスが解消されます。
季節に合わせてイベントやレジャーに参加するのも良いですね。
趣味や習い事をする
休日は自分の好きなことをすることで、仕事へのモチベーションも高まります。
趣味や習い事をすることで、新しい発見やスキルアップができるかもしれません。
また、同じ趣味や習い事をする仲間と交流することで、刺激や支えになります。
趣味や習い事は自分の興味や目的に合わせて選ぶと良いでしょう。
休憩時間はしっかり取る
保育者は仕事中に休憩時間が取れないことが多いですが、休憩時間はしっかり取るようにしましょう。
休憩時間は自分の身体と心をリセットする時間です。
水分補給やトイレ、ストレッチなどをして身体をほぐしましょう。
また、仕事のことは忘れて、他愛もない話をしたり、音楽を聴いたりして気分を変えましょう。